かねてより書類、特に請求書の管理に苦心していました。実は恥ずかしながらエクセルで書類を作り、会社ごとのフォルダに分けて管理していました。
この方法だと、入金があった際もどの請求書なのか突き止めるのも大変ですし、未入金の請求書も判断しにくい状況になってしまいます。
そこで弊社は、自社発行書類を管理するシステムを作りました。
↓スクリーンショット（取引先・金額等、項目は全て架空のものです）
以下では、導入のメリットをご紹介致します。
●電子帳簿保存法に向けて準備できる
予定では2022年に電子帳簿保存法が改正され、電子取引データの保存が義務化されます。電子書類を管理するシステムを導入しておけば、法改正があってもスムーズに対応できます。
●ペーパーレス化に貢献できる
各種書類は全てPDF化できるため、取引先に簡単にメール送信できます。これまで紙でやり取りしていた場合でも、ペーパーレス化させることができます。
●デバイスの容量を圧迫しない
データは全てサーバー上に保管されるため、お手持ちのデバイスのストレージを圧迫しません。（作成したPDFをダウンロードしてお持ちのデバイスに保存することも可能です）
●PC、タブレット、スマホなどで使用可能
会社のパソコンだけでなく、様々なデバイスでアクセス可能なので、テレワークにも貢献します。ウェブアプリケーションなので面倒なインストールも不要です。Windowsはもちろん、macOSやAndroid端末、Chromebookなどでも操作することが可能です。
●自社発行請求書の未入金・入金済が一目瞭然
請求書の未入金一覧、入金済み一覧がワンクリックで確認できます。その他のカテゴリー、例えば会計入力済みなどのカテゴリーを付与することも可能です。
●書類を印刷すれば窓付封筒に封入・送付可能
作成した書類はワンクリックで印刷することが可能で、出力した書類を三つ折りにすれば長形3号の窓付封筒に収まり、宛名が窓部分に表示されるレイアウトとなっております。
●以前の取引を迅速に確認可能
期間別ソート、取引先別ソートをワンクリックで行えるので、例え電話中でも過去の取引を迅速に確認することができます。
●取引先がワンクリックで並べ替えられる
管理画面上では取引先を名前順にソートできます。また、一覧表示させる項目をフレキシブルに選択することが可能です。
●取引先情報を簡単に編集可能
取引先に住所変更があった場合も、デバイスフリーで迅速に情報の書き換えを行うことができます。
●取引先や各種書類を簡単CSV出力
取引先一覧をCSV出力できるので、例えば年賀状や暑中お見舞いの宛名作成時に、最新の一覧を簡単にCSV出力することができます。
●仕訳帳データのエクスポート機能
会計ソフトに読み込ませるためのデータを、簡単にエクスポートすることができます。
●見積→請求→領収・納品を簡単に作成
同じ内容、もしくは項目をまとめて一式にした書類を、ワンクリックで複製可能です。例えば取引先に見積書を発行し、承認されたら新たに作ることなく見積書を複製し、請求書・領収書・納品書などを簡単に発行できます。
●見積No、請求Noの自動付与機能
見積ナンバーや請求ナンバーを手入力で設定することも可能ですが、未入力の場合はオリジナルのナンバーを自動で付与できます。
●書類ごとにPDF管理・保存機能
PDFを作成した場合、サーバー上に保存することができます。
●店舗別売上管理
複数店舗を営んでいる場合、店舗別に売上集計が可能です。
●従業員シフト管理
カレンダーに従業員のシフトを一覧で表示することが可能です。ウェブ上でシフトを作成することもできます。また、従業員はカレンダーページでシフトを確認することが可能です。
●給与明細出力
従業員へ発行する給与明細をワンクリックで印刷またはPDF出力することが可能です。
●日報・週報・月報管理
その他の書類として、例えば日報・週報・月報を作成・管理できます。それ以外にも、例えば作業報告書など、業種・業態に合わせた様々な書類が作成・管理可能です。
●データバックアップ機能付き
大切なデータを守ために、定期的に自動バックアップ機能を備えてあります。万一の時はバックアップからデータを復元することが可能です。
●管理ページアクセス制限機能
不正ログインを未然に防ぐため、管理画面へのアクセスを制限することができます。
●ログインロック・画像認証・ログインアラート機能
セキュリティ向上のため、ログインロック・画像認証・ログインアラート機能を付与することができます。
●超高速環境のハイスペックサーバー
WelSusを設置しているサーバーは国内屈指の超高速環境のハイスペックサーバーです。また、サイト全体にSSL暗号化処理を行います。
実際に弊社で運用しておりますが、とても便利です。
デモサイトもご用意しておりますので、導入をご検討されている方は、ぜひご一報下さい。